Agenzie di rappresentanza, quando fai recruiting senza pensare che i promoter siano “carne da macello”​. [case history].

In questo articolo un caso studio su come, attraverso l’applicazione di sistemi performanti nella selezione del personale, mi sia stato possibile migliorare i risultati aziendali attraverso l’individuazione delle migliori persone adatte al ruolo.

Ti illustrerò come il mio cliente “Alpha” abbia seguito un metodo con cui ha creato un asset in azienda per la selezione delle persone.

La scena iniziale

“Alpha” è un’agenzia di rappresentanza che opera in un bacino di utenza di circa un milione di abitanti e sviluppa attività di promozione e vendita di prodotti e servizi del settore utility (Telefonia, gas e luce) all’interno di centri commerciali.

Inoltre ha una rete di agenti e rappresentanti che opera nel settore B2B.

Il problema da risolvere era l’alto turnover per i promoter introdotti all’interno dei centri commerciali che per oltre il 40% abbandonavano il lavoro entro i primi due mesi. 

L’analisi è partita dal funnel di selezione che non si basava su una job description ben definita ma su annunci di selezione con “maglie molto larghe” e poco performanti.

Il risultato era quello di ricevere dei curriculum in gran quantità che imponevano un’attività di analisi e filtraggio molto onerosa e dispendiosa.

Inoltre, la scelta delle persone era legata prevalentemente all’intuito del selezionatore che, sottoposto alla necessità di dover avviare il maggior numero di persone possibili per far crescere i fatturati, non riusciva a mantenere una costante qualità di giudizio sulle reali potenzialità dei candidati.

In pratica, mi sono accorto che era prevalente in “Alpha” l’idea che di fronte al dubbio, si sceglieva di avviare la persona al “periodo di prova” valutando sul campo se le attitudini comportamentali fossero adeguate per il ruolo.

Inoltre, mi sono accorto che:

  • “Alpha” analizzava i curriculum pervenuti con due persone che, in modo disgiunto, decidevano chi chiamare a colloquio basandosi su elementi importanti ma valorizzati in modo esclusivo come, ad esempio, la completezza del curriculum (fotografia compresa) e delle esperienze lavorative. Questo tipo di procedura non garantiva di individuare effettivamente il candidato che potesse essere più interessante.
  • I colloqui di selezione venivano eseguiti molto rapidamente e si basavano esclusivamente sugli aspetti di valutazione dell’esperienza lavorativa e della comunicazione in “approccio”; questi parametri erano valutati nei pochi minuti del colloquio come, ad esempio, l’estroversione del candidato ovvero la potenziale capacità di poter esercitare un’attività di ingaggio di un potenziale cliente nelle attività di promozione all’interno dei centri commerciali.
  • Nelle riunioni preliminari fatte in “Alpha” è emerso che l’attività di analisi dei curriculum ricevuti, era eseguita con grande ritardo rispetto al tempo in cui questi venivano ricevuti in quanto l’area del personale era sovraccarica, anche per l’avvio delle diverse persone al periodo di prova. 

Mi è stato chiesto dai vertici di “Alpha” di migliorare la qualità dei curriculum ricevuti e, allo stesso tempo, la qualità delle persone inserite nelle attività di promozione all’interno dei centri commerciali, organizzando al meglio l’area del personale attraverso un metodo.

Intervento e soluzione

Nelle attività ho introdotto, modificato ed implementato i seguenti processi:

  • ho lavorato sull’organigramma aziendale in modo da cercare di comprendere, in pieno, il processo decisionale per la scelta dei candidati: ho individuato i centri decisionali di processo discutendo con loro i tempi e i metodi che suggerivo di introdurre trovando pieno accordo. 

  • Ho riprogettato il funnel di selezione del personale riscrivendo con “Alpha” la nuova job description in cui le caratteristiche peculiari delle figure ricercate fossero condivise e collegate agli obiettivi aziendali. Nella job description ho concordato con i vertici aziendali il piano di crescita proposto da “Alpha” facendo in modo che comprendesse non soltanto aspetti inerenti la carriera nell’organizzazione e le progressioni economiche (si sono previsti anticipi provvigionali per i primi 6 mesi), ma anche elementi di formazione per la crescita personale .
  • Ho riscritto gli annunci di selezione che erano molto sintetici e poco accattivanti e, quindi, potenzialmente poco idonei ad attrarre candidati ad alto potenziale in quanto non veniva percepito il progetto di crescita e di carriera reale proposto al candidato.
  • Ho determinato il piano dei mezzi di diffusione degli annunci includendo i canali social più idonei (prevedendo anche degli annunci sponsorizzati) e i più importanti portali di ricerca e selezione del personale, nonché i media locali delle città interessate. 
  • Ho riorganizzato l’area di analisi dei curriculum in modo che questi venissero valutati ed, eventualmente, scartati con comunicazione al candidato entro 48 ore lavorative dal loro ricevimento.
  • Ho introdotto sistemi di valutazione delle soft skill (ne ho parlato diffusamente in questo articolo). La mia scelta, concordata con l’azienda “Alpha”, è stata di individuare all’interno dell’area del personale una collaboratrice che, opportunamente formata, ha cominciato ad utilizzare in autonomia il sistema Business Comportamentale utilizzando la piattaforma attraverso un account opportunamente creato. Il periodo di affiancamento e supervisione è durato tre giornate intensive presso la sede di “Alpha” in modo che tutte le fasi di generazione, invio e ricevimento delle analisi del sistema Business Comportamentale fossero erogabili in autonomia. La persona individuata è stata assistita a distanza (Skype) per i successivi 3 mesi con confronti riguardo all’interpretazione di specifiche analisi o in preparazione ai colloqui di selezione per la creazione di interviste strutturate che considerassero anche le particolarità delle soft skill del candidato.
  • Ho partecipato a diversi colloqui di selezione in modo da armonizzare il metodo introdotto valorizzando al massimo le soft skill dei candidati.
  • Ho fatto in modo, attraverso incontri e colloqui con i responsabili dei vari stores nei centri commerciali, che l’inserimento lavorativo in affiancamento tenesse in considerazione le soft skill del candidato riducendo e migliorando i tempi di inserimento nel ruolo.

La mia presenza in “Alpha” si è progressivamente ridotta ed il processo di consulenza si è concluso in 12 mesi.

“Alpha” continua ad utilizzare la piattaforma “Business Comportamentale” in autonomia e la persona individuata in azienda è stata certificata nell’utilizzo ed erogazione delle analisi.

Risultati

I risultati ottenuti sono riassunti in:

  • “Alpha”, dopo un anno di attività, ha ridotto il turnover nelle funzioni ricercate (principalmente promoter) del 50%.
  • “Alpha” ha creato un asset nell’area di ricerca e selezione del personale.
  • “Alpha” ha visto crescere la propria produttività ed il fatturato del 25% in un momento di particolare crisi del settore delle utility.
  • “Alpha” ha ridotto il proprio “costo della non qualità” nell’area della ricerca del personale (per il calcolo vedi il paragrafo successivo) di diverse migliaia di euro.
  • “Alpha” ha migliorato il clima lavorativo e la qualità lavorativa delle persone impegnate nel processo che riescono, oggi, a produrre costantemente dei risultati.

“Alpha quanto ha risparmiato? (calcolo del “costo della non qualità)

Il calcolo sottostante si basa sulla presunzione di inserimento di una persona (promoter) non adatta al ruolo, con l’abbandono della posizione lavorativa entro 4 settimane dall’inserimento.

Lo scopo è rispondere alla domanda:

Quanto mi è costato scegliere una promoter non adatta?

Non è stato fornito nessun testo alternativo per questa immagine

Posso quindi affermare empiricamente che l’azienda “Alpha”, per ogni inserimento lavorativo con abbandono, sosteneva un costo minimo di circa € 5.000.

Questo calcolo non considera altri aspetti quali ad esempio: la mancata valorizzazione patrimoniale della crescita aziendale, lo stress correlato delle funzioni apicali nell’esercizio del proprio ruolo.

Qualunque sia stato l’investimento che “Alpha” ha sostenuto nella riorganizzazione della propria attività di ricerca e selezione del personale è sicuramente in ROI positivo.

Vorrei conoscere il tuo punto di vista su questo caso di studio reale, commentando questo articolo o contattandomi direttamente.

Sarò ben lieto di averti fra i miei contatti Linkedin.

Questo articolo è parte dei contenuti del mio sistema Business Comportamentale per l’analisi delle “soft skill” dei dipendenti e collaboratori in azienda.

Il sistema viene utilizzato per affrontare e risolvere i problemi nelle seguenti aree:

In ambito aziendale (area MANAGEMENT):

  • Cambiamento organizzativo (change management / analisi interna)
  • Processi di selezione del personale (funnel di selezione)
  • Gestione dei conflitti in azienda –il mio corso
  • Gestione rete vendita
  • Creazione piani di formazione
  • Passaggio generazionale

Per le attività di coaching (area LIFE):

  • Crescita personale
  • Leadership proattiva (conflitti fra persone)
  • One To One
  • Definizione del profilo del cliente prima della sessione di coaching
  • Team coaching
  • Conoscenza degli elementi oggettivi dell’atteggiamento della persona
  • Guida in aiuto del coach

Per avere maggiori informazioni e per individuare lo stile comportamentale tuo e dei tuoi collaboratori, contattami anche con un messaggio e ti invierò il report sul funzionamento del sistema Business Comportamentale.

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