Manuale pratico di gestione aziendale, perché l’ho scritto.

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Quando ho scritto la prima edizione del mio “Manuale pratico di gestione aziendale” non pensavo proprio che nel tempo lo avrei ampliato e che sarei arrivato alla quarta edizione in 6 anni.

In questo articolo, racconto la storia del manuale pratico, il perché l’ho scritto e perché è utile.

Dal nodo al fazzoletto al manuale pratico di gestione aziendale

Era dai tempi della scuola che mi frullava in mente l’idea di dover fare ordine nelle cose che imparavo.

Avevo l’abitudine di prendere appunti che riordinavo meticolosamente in raccoglitori o in block notes che ho conservato gelosamente per anni.

Appunti precisi, ben scritti, evidenziati in diversi colori che purtroppo sono andati persi per l’allagamento della mia cantina alcuni anni fa.

Ogni volta che li aprivo, rivivevo il momento di quando avevo scritto quell’appunto, di aver fatto quel disegno.

Negli anni ho spesso pensato che prima o poi avrei scritto un libro e ho fatto il classico nodo al fazzoletto, quello che ti è utile quando devi ricordare qualcosa.

Così è stato.

Ovviamente, non avrei potuto scrivere un romanzo, sono troppo razionale e schematico nel mio modo di pensare, l’unica cosa che avrei potuto scrivere è un manuale pratico, operativo, un metodo.

Così è stato.

Esperienza come dipendente

Per diversi anni sono stato un dipendente, ho ricoperto diversi ruoli, ho imparato dai miei capi.

A volte, ho avuto dei dirigenti di cui ho nutrito stima, altre volte no.

In quegli anni ho imparato che offrire il proprio tempo per uno stipendio è un punto di partenza (lo è stato almeno per me) e che devi chiederti qual è il tuo punto di arrivo professionale, la tua vera mission personale.

Fra le sensazioni che ho provato c’è la frustrazione tipica di chi vorrebbe fare e non può.

Per contro, ho provato, anche, la sensazione di chi ha fatto più di ciò che era il suo dovere, ottenendo gratificazioni.

Anch’io ho sbagliato molte volte, ho imparato dai miei errori, anche quelli più gravi.

Infine, ho capito negli anni che probabilmente tutto ha un senso nel tuo percorso professionale e che la scelta di accettare o meno un lavoro è soltanto la tua.

Esperienza come imprenditore

Ad un certo punto, ho scelto di fare l’imprenditore e mi sono ritrovato con un’azienda da oltre 20 dipendenti e dei soci.

Oggi riesco ad ironizzare sull’esperienza fatta e ai miei clienti dico che se uno vuole il male di una persona gli deve affidare un’azienda da gestire con almeno 20 dipendenti.

All’inizio è stato molto bello, poi le cose sono diventate difficili perché quando non si hanno valori comuni è difficile fare crescere un business.

Ho creato anche altre aziende.

Mi è capitato, in alcune circostanze, di fare un passo indietro prima di veder crollare ciò che avevo costruito e per cui avevo lottato. Non si tratta di vigliaccheria ma di razionale scelta: non si distrugge ciò che si è contribuito a costruire.

Ho imparato a mie spese che essere imprenditore è la cosa più difficile nel business e se hai dei dipendenti lo è ancora di più.

Ho imparato che le società sono bellissime quando si hanno valori e progetti comuni e che è necessario non dare mai nulla per scontato.

Esperienza come manager

Ad un certo punto mi offrirono un’opportunità sfidante e l’accettai.

Mi sono ritrovato come dirigente in un’azienda con 300 dipendenti in un settore che non conoscevo, in un ruolo che non avevo mai ricoperto a quei livelli.

Alcune cose sono andate benissimo, altre meno.

Ho imparato che gestire le persone da dirigente ha delle regole diverse dal farlo come imprenditore.

Ho approfondito le dinamiche relazionali fra le persone in azienda, a come gestire i conflitti e a come poter valorizzare il “capitale umano” in funzione degli obiettivi aziendali.

Esperienza nelle aziende

Dopo tutto questo percorso, oltre 10 anni fa, ho pensato che le mie esperienze potessero essere utili a diverse aziende, ma da consulente.

Mi sono avvicinato a questo mondo a modo mio, molto informale e con l’approccio del fare piuttosto che dello spiegare.

Mi sono appassionato alla formazione in azienda e alle soft skill delle persone.

Avevo tutti i miei appunti e le procedure con cui ho risolto diversi problemi da dipendente, imprenditore e manager.

Ho cominciato a distribuirle ai miei clienti per risolvere i problemi di recupero dei crediti, di misurazione degli elementi utili per lo sviluppo dell’azienda, per la selezione del personale e per il cambiamento organizzativo, nelle procedure di lead generation e nelle reti vendita.

Un giorno, un cliente mi chiese il perché non avessi scritto un libro… il resto è storia recente e il mio nodo al fazzoletto si è sciolto.

Principali errori

Ne ho commessi tantissimi ma, per semplificare come ho fatto nel mio manuale pratico, ne citerò due, i principali:

Errore n. 1

Pensare che le società siano un punto di partenza e non un punto di arrivo.

Spesso, quando ci si incontra fra persone che intendono sviluppare un progetto assieme, prima di testare la compatibilità sul campo e di determinare i valori dello stare assieme, si decide di costituire una società.

Questo è stato un errore che ho commesso e che non ho ripetuto.

Errore n. 2

Pensare che le regole e le azioni che mi avevano fatto ottenere dei risultati in un ruolo (ad esempio come dipendente) potessero essere le stesse che mi avrebbero fatto ottenere dei risultati in un altro ruolo.

Se fai l’imprenditore dei puntare al risultato e devi fare delle scelte quotidiane, veloci, a volte difficili e apparentemente poco rispettose delle persone.

In realtà, non è così; se hai una società, se hai una partita IVA sai esattamente che se fallisci nessuno si occuperà di te.

Non avrai gli ammortizzatori sociali che ti permetteranno di ripartire, non hai tutele sindacali.

Anzi, se ti viene il minimo dubbio che tu stia esagerando nel prendere decisioni, superalo e continua a farlo: hai la responsabilità delle persone che lavorano per te sia di quelle che sono produttive e anche delle altre che lo sono meno.

Dove intervenire

Quando ho cominciato a riordinare le idee per scrivere il mio manuale pratico mi sono subito concentrato sugli aspetti della gestione aziendale che, nella mia esperienza, hanno permesso l’espansione.

L’espansione aziendale è il risultato di azioni diverse inserite in un progetto di crescita, che l’azienda ha deciso di attuare per il raggiungimento di nuovi obiettivi o di un nuovo livello.

Quando parlo di progetto di crescita mi riferisco in primo luogo alla crescita personale.

Lo studio e la formazione dei manager e dei collaboratori deve essere alla base del processo di espansione aziendale.

La crescita della tua azienda passa, anche, attraverso la crescita del suo sistema di vendita.

Indispensabile è l’utilizzo di sistemi di selezione delle persone da utilizzare per la costruzione  delle reti commerciali.

Siano essi agenti, manager, collaboratori o quadri intermedi, queste figure devono essere adeguatamente formate e assistite anche con attività individuali.

Al fine di valutare l’efficacia dell’azione svolta dalla rete commerciale è necessario costruire un sistema adeguato di statistiche per il monitoraggio, anche, dei sottoprodotti di vendita (contatti, appuntamenti, ecc…).

Altro aspetto fondamentale è la cura e lo sviluppo del marketing.

Inutile che ti spieghi l’importanza che ha un mirato piano di comunicazione per le sorti della tua azienda.

Il Digital marketing ti offre strumenti potentissimi per raggiungere i tuoi potenziali clienti.

Obiettivo dell’espansione aziendale è la crescita degli utili.

Capita che le aziende dimenticano che sono nate per produrre profitti, ed è proprio per questo motivo che è opportuno creare un adeguato sistema di controllo dei costi, sia fissi che variabili.

Per verificare l’andamento dell’azienda devi affidarti a un sistema di statistiche che ti consenta di monitorare l’andamento di elementi chiave  come il fatturato, la liquidità e la marginalità.

Nel manuale pratico ho scelto di non trattare gli aspetti relativi al miglioramento e all’ottimizzazione dei processi interni perchè questi si attivano quando raggiungi un determinato livello ed è necessario fare ordine, ottimizzando risorse per ottenere maggiori economie di gestione.

Nelle mie riflessioni, la scelta d’intervento è caduta su 4 aree:

  • statistiche aziendali
  • gestione delle persone
  • marketing
  • vendite 

Un piano operativo in un manuale pratico di gestione aziendale

Ho voluto elaborare un manuale pratico che dia la possibilità all’imprenditore di costruire un piano operativo di espansione della propria azienda con una serie di concetti operativi che possono essere applicati per realizzare un sistema di gestione personalizzato.

Quasi una check list

Le procedure inserite nel manuale pratico permettono al lettore di creare una check list personalizzata delle cose che deve fare per tenere sotto controllo la sua azienda.

Ad esempio: 

Problema –> trovare una soluzione nelle attività di recupero crediti per fare crescere il cash flow.

Procedura –>

  1. Applicare la procedura per il recupero crediti illustrata nel manuale.
  2. Verificare settimanalmente la liquidità aziendale costruendo un grafico dell’andamento.

Il manuale pratico me lo hanno chiesto i clienti

Tantissime volte i miei clienti mi hanno chiesto: “Franco, perché non scrivi un libro”?

Ho pensato che un libro teorico non serviva, il mondo è pieno di insegnanti che illustrano teorie economiche senza mai avere gestito, anche per un solo giorno, un’azienda.

La mia attenzione e interesse si è concentrata sull’approccio pratico che la gestione dell’azienda deve avere.

Il manuale pratico si è costruito da solo con l’esperienza

Questo manuale pratico si è scritto da solo attraverso le attività quotidiane svolte in azienda (anche in quelle mie).

Ho raccolto i pezzi delle attività svolte e delle esperienze avute, dei successi e degli insuccessi, li ho ordinati ed esposti.

La cosa interessante è che lo aggiorno ogni volta che mi accorgo di avere studiato, sperimentato ed applicato una soluzione nuova in azienda.

Cosa ci trovi dentro al manuale pratico di gestione aziendale

A seguire pubblico il sommario del libro con tutti gli argomenti trattati e le appendici che contengono, tra l’altro,  due racconti brevi di storie aziendali:

Premessa – pag.    1

Le principali aree aziendali – pag.    7

Le (4) quattro aree. – pag. 7

Parte Prima – L’area delle statistiche aziendali – pag.  11

Creare un sistema di controllo. – pag.  11

Cosa controllare. – pag.  12

Il fatturato. – pag.  12

La liquidità. – pag.  13

I crediti non incassati. – pag.  14

Procedura – Attività di recupero crediti. – pag.  18

Vendite sotto costo. – pag.  23

La marginalità. – pag.  24

Prossimi passi – pag.  27

Parte seconda – L’area della gestione delle persone – pag.  29

Aziende e persone. – pag.  29

Analisi del Potenziale Personale. – pag.  32

Business Comportamentale. – pag.  35

Tipologie di comportamenti. – pag.  37

La teoria del cervello trino. – pag.  39

Potenziale espresso e inespresso. – pag.  44

Cosa ottieni da Business Comportamentale. – pag.  46

Un nuovo asset in azienda. – pag.  47

Esempio di applicazione in azienda del sistema Business Comportamentale – pag.  51

Conflitti aziendali. – pag.  52

Cercare i migliori collaboratori. – pag.  54

Il paradosso di Peter. – pag.  57

Prossimi passi – pag.  60

Parte terza – L’Area del Marketing – pag.  63

Marketing online e marketing offline. – pag.  63

Marketing digitale come asset. – pag.  66

La lead generation. – pag.  68

Mezzi per il marketing digitale. – pag.  71

Attività di investor relators. – pag.  74

Perché è necessario costruire una strategia. – pag.  75

Cerco un fondo di private equity. – pag.  76

Cerco un socio. – pag.  77

Disciplina nella strategia di Investor Relators – pag.  78

Prossimi passi – pag.  78

Parte quarta – L’Area delle vendite – pag.  79

Il processo di vendita. – pag.  79

Analisi del Potenziale Vendite. – pag.  84

Altre attività e piano di battaglia. – pag.  86

Il piano di battaglia. – pag.  88

Altri consigli utili per le tue vendite. – pag.  91

Consiglio 1: attento alle balle. – pag.  91

Consiglio 2: ci vuole cautela. – pag.  92

Consiglio 3: ci vuole sforzo. – pag.  94

Consiglio 4: più consulente e meno venditore. – pag.  96

Consiglio 5: ci vuole convinzione. – pag.  97

Consiglio 6: devi studiare. – pag.  99

Consiglio 7: devi prepararti alle trattative. – pag. 100

In sintesi i (7) sette consigli. – pag. 102

Prossimi passi – pag. 103

Conclusioni – pag. 105

Appendice 1 – Manuali Business Comportamentale – pag. 107

Manuale operativo APP Test (Analisi del Potenziale Personale – pag. 109

Manuale operativo APV Test  (Analisi del Potenziale Vendite – pag. 145

Appendice 2 – Storie di aziende – pag. 175

Il demotivante segreto – pag. 177

Caffè nero – pag. 213

Ringraziamenti – pag. 247

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