Riunioni aziendali, un metodo efficace per organizzarle

Riunioni aziendali

Un metodo efficace per organizzare riunioni aziendali che ti aiuta a farti stare meglio quando avrai finito la riunione.
Photo by Christina @ wocintechchat.com

La storia delle tue riunioni aziendali

Sei appena tornato a casa e ripensi alla riunione aziendale che oggi hai avuto con i dipendenti e/o i tuoi soci e hai la sensazione di esserti trovato in un mercato e non nella sala riunioni.

Sei completamente insoddisfatto, rivedi l’elenco dei punti che avete discusso in riunione, ti accorgi che nulla è andato per come avevi stabilito.

Punti da discutere nella riunione aziendale

  • Problemi della fase 2 del piano commerciale
  • definizione delle fasi del nuovo progetto “to the moon”

Orario dalle 10:00 alle 12:30 in sala riunioni

Come si è svolta la riunione aziendale

  • 10:00 – 10:15 – sono in sala riunioni che aspetto, arrivano Marco e Sandra, chiacchierano e prendono un caffè;
  • 10:15 – 10:20 – arrivano Pino, Anna e Maria e commentano le nuove piante dell’ingresso;
  • 10:20 – 11:05 – arriva Paolo e cominciamo (anche se Mario non è ancora arrivato nonostante avesse chiesto di partecipare) a discutere gli aspetti del piano commerciale e prendiamo alcune decisioni;
  • 11:05 – Paolo si ricorda di avere un’altra riunione e ci lascia con suo rammarico;
  • 11:07 – 11:10 – arriva Mario (in ritardo) che posa la borsa e chiede di allontanarsi un attimo perché ha bisogno di un caffè;
  • 11:10 – 11:20 – Mario (che non ha letto i punti in discussione e le relazioni inviate nei giorni precedenti) ascolta il riepilogo di quanto discusso e deciso nei 45 minuti precedenti;
  • 11:20 – 11:30 – Mario solleva alcune obiezioni in particolare sul budget del piano commerciale, ricordandoci l’idea che ispira il piano è… poi va via. Va vai anche Sandra;
  • 11:32 – 11:40 – Pino, Anna, Maria, Marco e io discutiamo dei prossimi passi da fare;
  • 11:40 – 11:50 – Maria e io raccogliamo i bicchieri vuoti, puliamo il tavolo e mettiamo a posto le sedie.

Pensi che devi fare qualcosa per migliorare e rendere produttive queste riunioni aziendali, ma pensi anche che sia impossibile costringere le persone, soprattutto quando sono tuoi superiori o pari, a presentarsi in orario e a prendere decisioni.

Le riunioni sono spesso considerate una seccatura.

Invece, se gestite nel modo migliore, rappresentano un utilissimo strumento in azienda per condividere e crescere.

Metodo efficace per organizzare le riunioni aziendali

Regole base per organizzare efficaci riunioni aziendali:

  • preparale nel modo migliore;
  • organizzarle in modo operativo;
  • rispettare l’ordine degli argomenti in discussione;
  • non sforare con i tempi prestabiliti;
  • fare in modo che le decisioni prese siano implementate velocemente.

La procedura che suggerisco vuole fare in modo che le riunioni aziendali siano produttive e focalizzate sulla risoluzione dei problemi in un clima partecipativo e fattivo.

Procedura per organizzare riunioni aziendali

Quelle che segue è una procedura alla quale puoi attenerti per organizzare le tue riunioni aziendali:

1. Convocare

Ogni persona in azienda è libera di proporre la convocazione di una riunione sottoponendo al gruppo un “problema” che ha riscontrato a cui vorrebbe dare una soluzione. 

Attenzione: una riunione per ogni problema, evitare di predisporre degli ordini del giorno con decine di punti che nella maggior parte dei casi non verranno discussi per mancanza di tempo.

2. Relazione problema/soluzione

Chi decide di convocare una riunione deve descrivere in una brevissima relazione (10 righe) il problema e ne ipotizza la sua soluzione (10 righe). 

Attenzione: il fatto di dover sintetizzare in 10 righe un problema, significa che chi lo ha individuato, lo ha analizzato, ne ha fatto sintesi ed è diventato un “esperto” di quel problema, per questo motivo, senza che proponga la sua soluzione, resta un problema da discutere in una riunione con il rischio di infastidire i partecipanti, disperdendo energie; senza la relazione “problema/soluzione” non è possibile convocare nessuna riunione.

3. Invio

Il promotore della riunione invia, a tutte le persone interessate a discutere il problema e quindi a partecipare alla riunione, il documento (problema/soluzione) che ha elaborato avendo cura di invitare alla riunione soltanto le persone effettivamente interessate a quel problema.

Attenzione: l’invio può essere fatto via email oppure recapitando la relazione brevi manu agli interessati o, ancora, con qualunque altro mezzo di comunicazione in uso in azienda (WhatsAPP, Slack, …). Il suggerimento è di lavorare su un documento condiviso, ad esempio, utilizzando Google documenti e condividendo il file con le persone interessate.

4. Data Ora

Nell’invio del documento  si ipotizza una data ed un orario di tenuta della riunione che deve avere una durata massima di 30 minuti e  che dovrà celebrarsi non meno di 48 ore dopo la data dell’invio della documentazione (problema/soluzione).

Attenzione: E’ fondamentale lasciare almeno 48 ore alle persone coinvolte per comprendere il problema individuato e la soluzione ipotizzata da discutere in riunione.

5. Soluzioni alternative

Le persone che hanno ricevuto il documento possono confutare la possibile soluzione anche prima della riunione proponendo delle soluzioni alternative alla risoluzione del problema. 

Attenzione: la soluzione alternativa può essere comunicata rispondendo alla mail di convocazione.

Si arriva alla riunione preparati sull’argomento da discutere.

Le riunioni aziendali prima della pandemia Covid 19 erano per la maggior parte, svolte in presenza. 

Oggi, ci siamo abituati a tenere riunioni aziendali online. 

Solo le riunioni che seguono lo schema precedentemente illustrato saranno molto efficaci  e senza perdite di tempo.

Modalità di svolgimento della riunione aziendale

La riunione avrà il seguente svolgimento:

  • Chi ha convocato la riunione ha il compito di moderarla.
  • Il moderatore/relatore illustra il “problema” ai presenti in massimo 5 minuti.
  • Le persone hanno 5 minuti ciascuno per dire la loro e per proporre soluzioni alternative.
  • Dopo che le persone hanno parlato (ciascuna per 5 minuti) il moderatore fa una sintesi degli interventi e ribadisce la soluzione ipotizzata e discussa.
  • Nel caso in cui ci sono delle divergenze sulle diverse soluzioni ipotizzate, si continua la discussione rispettando i 5 minuti ciascuno fino a trovare un accordo. Attenzione: non superare i 45 minuti, altrimenti convocare una nuova  riunione. In quest’ultimo caso, il moderatore invia un nuovo documento di sintesi in cui, in una pagina al massimo, illustra le tesi dibattute.
  • Al termine della discussione e della sintesi del moderatore, ci si accorda sulla soluzione che, a cura del relatore, viene cristallizzata in una procedura scritta da veicolare a tutte le persone interessate.

Check list per chi promuove una riunione aziendale

N.Hai già…SINO
1definito il problema?
2ipotizzato una soluzione?
3scritto la relazione 10 righe problema e 10 righe soluzione?
4scelto i partecipanti la riunione?
5stabilito una data per la riunione
6verificato la disponibilità della sala riunioni?
7verificato le attrezzature necessarie se la riunione si celebrerà a distanza?
8inviato ai partecipanti la relazione con la data e l’ora ipotizzate per la riunione?
9ti sei preparato/a per relazionare e moderare?

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Perché una procedura così, apparentemente, rigida?

La maggior parte delle riunioni sono inutili.

Un’altra gran quantità di riunioni invece, vengono celebrate soltanto per parlare del problema… fino a quando ci si svilisce spesso senza aver capito il senso della discussione.

In questo modo, le riunioni si svolgono in una scena avanzata verso la soluzione, poiché qualcuno si è assunto la responsabilità di trovare una soluzione ad un problema aziendale.

Applicando nel tempo questo sistema , osserverete che il numero di riunioni convocate diminuirà drasticamente poiché le persone in azienda tenderanno a ragionare sulle “non conformità” (problemi) in modo orientato alle soluzioni. Per questo motivo il loro senso di responsabilità crescerà perché si sentiranno coinvolti al miglioramento delle procedure aziendali.

In questo modo il clima aziendale migliora e i conflitti si annullano.

Buona riunione!

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